Peningkatan komunikasi dan kolaborasi telah terbukti meningkatkan kreativitas dan produktivitas secara keseluruhan. Karena sebagian besar bisnis terus beroperasi dari jarak jauh, berbagai alat harus digunakan untuk memberi karyawan metode terbaik untuk berkomunikasi secara efektif.
Lusinan opsi tersedia untuk mengoptimalkan kolaborasi jarak jauh. Menemukan apa yang terbaik untuk bisnis Anda dapat membantu mencapai lingkungan kerja virtual yang lebih kuat dan efisien.
Inilah lima rekomendasi untuk membantu meningkatkan produktivitas dalam tim Anda.
1. Pilih platform yang sempurna. Api cepat, sifat bolak-balik dari pesan instan mempercepat komunikasi dan memungkinkan orang untuk berbagi ide dengan cepat. Jika Anda hanya mengandalkan email untuk mengomunikasikan ide di antara anggota tim, sebaiknya gunakan platform tempat pesan dapat dikirim dan dilihat lebih cepat. Microsoft Teams adalah salah satu opsi yang memungkinkan pesan instan dan panggilan video. Ini memastikan semua opsi tercakup. Perusahaan-perusahaan yang mencari peningkatan sistem kolaborasi harus melihat platform ini jika mereka belum melakukannya.
2. Tekankan kecepatan dan konektivitas. Pekerjaan jarak jauh dapat terhenti jika kecepatan dan konektivitas yang tepat dari koneksi internet Anda tidak memenuhi kebutuhan Anda. Setiap anggota tim membutuhkan koneksi yang cepat, aman, dan andal. Pekerja yang terus-menerus ditantang oleh sistem yang lambat dan tidak responsif dapat kehilangan kepercayaan pada kemampuan tim untuk menyelesaikan proyek tepat waktu. Mereka yang mengalami sinyal lemah mungkin hanya membutuhkan router atau extender yang lebih baik. Orang lain mungkin perlu menghubungi penyedia mereka dan memastikan sistem mampu bekerja sesuai standar perusahaan.
3. Bermitra dengan tim dukungan TI. Setelah sistem aktif dan berjalan secara maksimal, sistem harus dipertahankan untuk terus beroperasi pada kinerja puncak. Perusahaan yang kekurangan staf dukungan teknis harus mencari bantuan dari penyedia layanan terkelola. Pihak ketiga yang paham teknologi dapat mengawasi secara objektif seluruh sistem bisnis. Mereka akan dapat mengawasi dan memelihara jaringan Anda sehingga masalah konektivitas tidak menjadi masalah atau hambatan bagi perusahaan Anda.
Masalah jaringan apa pun dapat menghambat bisnis Anda. Pemeliharaan proaktif yang berkelanjutan dapat menghindari situasi negatif tersebut.
4. Tingkatkan keamanan. Sistem komunikasi Anda harus tetap aman untuk menghindari pelanggaran keamanan dan pencurian data. Bisnis saingan diketahui menargetkan perusahaan, dan metode komunikasi mereka, untuk mencegat informasi sensitif. Di awal pandemi, fenomena zoom call bombing menjadi berita utama dan menyoroti pentingnya panggilan aman saat berkomunikasi secara virtual.
Beberapa platform lebih baik daripada yang lain dalam hal menawarkan keamanan dan enkripsi. Pemeriksaan pada tindakan perlindungan Anda yang sudah ada akan membantu memutuskan platform mana yang tepat untuk Anda. Terlepas dari itu, beberapa tindakan pencegahan harus dilakukan untuk memastikan login dan kata sandi aman, seperti menggunakan autentikasi multi-faktor.
5. Menyediakan akses desktop jarak jauh. Ini memungkinkan karyawan untuk mengambil data dan file dari komputer kantor mereka, bahkan saat mereka berada di rumah. Ini adalah cara untuk memungkinkan berada di meja kantor, meski secara fisik tidak memungkinkan karena pembatasan perusahaan akibat pandemi. Akses desktop jarak jauh adalah alat yang tidak boleh ada bisnis tanpanya.
Menyiapkan koneksi desktop jarak jauh tidak perlu sulit. Penyedia layanan dapat mengaturnya untuk Anda, dan dari sana tim Anda akan bebas mengakses file dan dokumentasi vital mereka sesuai kebutuhan. Itu membuat menyelesaikan proyek dan tetap di jalur jauh lebih mudah. Jika diatur dengan benar, ini sepenuhnya aman dan andal, jadi Anda tidak perlu khawatir tentang masalah tak terduga yang muncul.
Komunikasi jarak jauh sangat penting dan tidak dapat diabaikan. Ini telah menjadi tren lama yang dipercepat oleh pandemi global dan harus dimanfaatkan secara maksimal.