Perangkat lunak manajemen acara dapat menjadi alat yang fantastis untuk perencana acara – membantu mereka mengelola acara yang lebih sukses dan efisien. Namun ada keuntungan lain, selain penghematan waktu dan biaya; delegasi sering mendapat manfaat langsung dari menghadiri acara yang dikelola menggunakan perangkat lunak acara.
Integrasi Situs Web: Perangkat lunak manajemen acara memungkinkan Anda mempublikasikan dan mempromosikan acara Anda di situs web Anda sendiri. Dengan 8 dari 10 orang yang meneliti acara secara online, sangat penting bagi calon delegasi untuk menemukan informasi yang mereka perlukan di situs web. Ketika solusi diintegrasikan ke dalam website perusahaan, berarti informasi mengenai acara dapat dipromosikan dengan ‘tampilan dan nuansa’ yang sama dan pada domain yang sama, memberikan rasa percaya kepada delegasi.
Registrasi online: Setelah calon delegasi menemukan acara di Internet, memberi mereka kemampuan untuk mendaftar secara online adalah keuntungan besar. Orang semakin terbiasa untuk dapat melakukan aktivitas dan transaksi secara online dan membiarkan mereka mendaftar di sana dan kemudian tidak hanya nyaman bagi delegasi, tetapi juga akan meningkatkan tingkat pendaftaran.
Membiarkan delegasi mendaftar secara online juga mengurangi kesalahan terkait detail delegasi – hal-hal seperti nama, alamat, dan informasi kontak lebih mungkin dimasukkan dengan benar jika diberikan oleh delegasi itu sendiri. Ini mengurangi masalah di kemudian hari.
Pembayaran Daring: Seperti yang dinyatakan oleh Kantor Statistik Nasional Inggris (ONS) pada bulan Juli 2010: “E-commerce memiliki dampak besar pada cara kita melakukan bisnis. Ini dapat menyebabkan pertumbuhan dramatis dalam perdagangan, meningkatkan pasar, meningkatkan efisiensi dan efektivitas, dan dapat mengubah proses bisnis.” Jadi manfaat mengambil pembayaran online sudah jelas – baik untuk pemegang acara maupun delegasi. Untuk delegasi, pembayaran online adalah cara yang cepat dan mudah untuk mengamankan posisi mereka di acara tersebut. Perangkat lunak acara menawarkan fasilitas yang memungkinkan delegasi untuk memilih metode pembayaran pilihan mereka menggunakan berbagai mesin pembayaran online terkemuka, seperti ‘Worldpay, Protix, pembayaran Google, Paypal dll, melalui situs web yang aman. Menggunakan perangkat lunak acara juga akan memberikan tingkat kepercayaan kepada delegasi, karena tidak akan merekam atau menyimpan detail pembayaran yang sensitif.
Untuk manajer acara, melakukan pembayaran secara online mengurangi pekerjaan kertas dan membantu meningkatkan arus kas. Ini menghilangkan keterlambatan pembayaran dan mengurangi admin karena faktur dan dokumen lainnya tidak perlu dibuat dan dikirim secara manual. Setelah melakukan pembayaran online, perangkat lunak dapat memperbarui sistem keuangan secara otomatis dan mengeluarkan tanda terima kepada delegasi.
Peningkatan Komunikasi: Perangkat lunak acara akan hadir dengan berbagai metode komunikasi yang dapat digunakan perencana acara untuk menghubungi delegasi. Pada saat pendaftaran, delegasi dapat memilih metode yang paling mereka sukai untuk dihubungi; email, pos, telepon, SMS, media sosial, dll. Solusi perangkat lunak manajemen acara yang berkualitas baik akan hadir dengan alat komunikasi yang terintegrasi penuh untuk mengaktifkan berbagai opsi yang akan digunakan:
- Email: Alat email terintegrasi berarti manajer acara dapat mengirimkan email yang ditargetkan ke grup delegasi tertentu. Alat email ini memungkinkan pengelola acara membagi delegasi ke dalam grup berdasarkan berbagai kriteria sehingga komunikasi sefokus mungkin. Alat pelaporan lengkap memastikan Anda dapat melacak pembukaan email, klik, dan tingkat keberhasilan keseluruhan
- SMS: Perencana dapat menggunakan perangkat lunak manajemen acara mereka untuk mengirim pesan teks ke delegasi, dengan mudah dan efisien. Jika ini adalah metode komunikasi delegasi yang dipilih, ini dapat dikelola dan dilacak dengan mudah melalui perangkat lunak
- Media Sosial: Perangkat lunak acara dapat diintegrasikan dengan sejumlah jaringan media sosial. Mengelola akun Facebook, Twitter, dan LinkedIn Anda dari satu platform pusat memudahkan komunikasi dengan delegasi – membuat mereka terus mengikuti semua berita dan pembaruan acara.
Lebih sedikit Kesalahan: Mengelola acara dengan perangkat lunak acara membuat kemungkinan terjadinya kesalahan jauh lebih kecil pada hari itu. Perangkat lunak acara akan menyertakan ‘Modul Sumber Daya’ atau yang serupa yang akan membantu Anda melacak semua elemen acara – mulai dari pemasok, nomor delegasi, pencetakan lencana, penyaji, dan lainnya. Banyak elemen yang sebelumnya bersifat manual dan memakan waktu dapat diotomatisasi melalui perangkat lunak – aktivitas seperti pencetakan lencana delegasi. Meskipun merupakan bagian kecil dari suatu acara, jika delegasi datang dan tidak ada lencana yang dicetak untuk mereka, hal itu dapat menyebabkan masalah bagi delegasi dan Anda. Memiliki acara yang berjalan lancar akan meningkatkan kepuasan delegasi dan akan menghasilkan tingkat umpan balik yang lebih baik dan kehadiran berulang.
Manajemen Pemasok: Sebagian besar acara akan bekerja dengan pemasok di beberapa titik – apakah itu tempat, katering, transportasi, atau produksi material. Pemasok harus dikelola dengan ketat dan komunikasi antara delegasi, pengelola acara, dan pemasok lancar. Misalnya, selama proses pendaftaran, delegasi dapat menyatakan apakah mereka memiliki pantangan makanan. Dengan menggunakan perangkat lunak acara, pemasok katering dapat diberikan logon mereka sendiri, memberi mereka akses langsung ke semua nomor delegasi dan semua kebutuhan diet mereka. Menghilangkan manajer acara dari tahap ini tidak membebaskan manajer acara untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih produktif, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan yang dibuat saat komunikasi diteruskan.
Akses ke Data: Perangkat lunak acara dapat dihosting secara online, yang berarti Anda dapat memperoleh akses ke semua informasi mengenai acara kapan saja dan dari mana saja (diperlukan akses internet). Pada hari acara, jika ada masalah atau masalah, Anda dapat dengan mudah menyelesaikannya, karena mereka dapat mengakses semua data yang berkaitan dengan acara tersebut.
Berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen acara adalah cara yang efektif untuk menjalankan acara yang profesional dan sukses, di mana Anda dan delegasi Anda dapat memperoleh manfaat dari komunikasi yang lebih baik dan pengalaman acara yang lebih baik.