Mengurangi jumlah acara yang Anda jalankan adalah salah satu cara menangani pengurangan anggaran; namun mengotomatiskan sejumlah proses acara yang terlibat adalah cara yang lebih proaktif dan efektif untuk mengelola pemotongan anggaran. Sebagian besar penyelenggara acara, baik di otoritas lokal atau di pasar acara komersial, hanya ingin melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit dan penerapan solusi perangkat lunak acara online dapat membantu mereka mencapainya dengan:
- Mengurangi biaya staf melalui otomatisasi proses
- Mempromosikan kantor tanpa kertas melalui penerapan solusi berbasis web sepenuhnya
- Memantau dan mengelola anggaran dan biaya dengan cermat
- Memberi Anda penghematan waktu melalui integrasi dengan semua aplikasi bisnis internal
- Menerapkan lisensi situs pengguna tanpa batas yang dapat digunakan di berbagai layanan / disiplin ilmu
- Menyediakan beberapa opsi penerapan dengan biaya pemasangan yang rendah
Efisiensi Acara & ROI
Manajer acara di pasar komersial dan otoritas lokal dapat meningkatkan efisiensi praktik manajemen acara mereka dengan memanfaatkan perangkat lunak acara. Solusi acara online, setelah diimplementasikan, akan memastikan organisasi Anda menerapkan proses manajemen acara praktik terbaik dengan mengontrol dan mengelola otomatisasi aktivitas ini dari satu lokasi pusat. Memanfaatkan solusi perangkat lunak yang dirancang khusus untuk manajemen acara telah terbukti memiliki manfaat penghematan biaya dan waktu yang besar melalui pengelolaan kegiatan berikut:
- Integrasi Situs Web
- Situs Mikro Acara
- Registrasi online
- Komunikasi Acara
- Undangan Elektronik
- E-Survei
- Produksi Lencana
- Pengelolaan sumber daya
- Manajemen Keuangan
- Manajemen Perjalanan
- Penjadwal Rapat
- Pelaporan dan Analisis Acara
Mengukur ROI acara Anda sekarang menjadi lebih penting dari sebelumnya, tetapi bagaimana Anda tahu seberapa efisien acara Anda? Menggunakan perangkat lunak acara adalah cara yang efektif untuk meningkatkan efisiensi, menghasilkan lebih banyak pendapatan kembali ke bisnis Anda, dan mempertahankan pelanggan Anda. Pemasaran acara tatap muka adalah salah satu cara termudah untuk mengukur apakah Anda telah memenuhi tujuan acara Anda dan dapat lebih disederhanakan jika Anda memiliki alat yang diperlukan, seperti yang ditemukan dalam solusi perangkat lunak acara.
Sangat penting bagi Anda untuk dapat mengukur hasil dan umpan balik pasca acara dan mengukur biaya seperti biaya per delegasi dan profitabilitas acara secara keseluruhan; sehingga memungkinkan Anda untuk memberikan perkiraan perkiraan penjualan yang akurat untuk bisnis Anda. Sistem manajemen acara memungkinkan Anda melakukan ini dan akan memproses data acara untuk membuat proses evaluasi dan pelaporan menjadi lebih sederhana, lebih hemat waktu, dan lebih hemat biaya.
Portal Web Layanan Mandiri
Jadi anggaran Anda telah berkurang tetapi bagaimana Anda menjamin bahwa acara Anda tidak menderita karena pengurangan ini? Salah satu caranya adalah dengan merekam perjalanan delegasi/warga secara online melalui portal web layanan mandiri, ini akan menunjukkan tidak hanya seberapa besar komitmen Anda untuk memastikan perjalanan acara delegasi/warga negara Anda lancar, tetapi juga memastikan informasi Anda mutakhir, bersih, dan akurat. .
Menerapkan solusi acara online dengan portal layanan mandiri web yang berfungsi penuh akan memungkinkan delegasi untuk mengakses informasi pribadi mereka dari lokasi mana pun kapan pun. Delegasi/warga negara dapat melihat dan memesan acara melalui bagian portal yang dikategorikan, dari mekanisme pencarian komprehensif dan melalui kalender acara. Setelah dipesan ke suatu acara, pengingat, pemberitahuan, dan pembaruan dapat dengan mudah dikomunikasikan ke semua pihak terkait. Menggunakan solusi acara multi-segi online akan memungkinkan Anda mengelola, memantau, dan mengontrol semua layanan online melalui portal layanan mandiri yang berfungsi penuh. Portal akan meniru situs web Anda yang ada menggunakan branding khusus dan URL domain Anda untuk layanan komersial dan pemerintah dan untuk semua jenis acara seperti;
- Seminar
- Lokakarya
- Konferensi
- Rapat internal perusahaan
- Kursus pelatihan dan
- Insentif
- Pelantikan petugas pendaftaran
- pendaftaran MOT
- Kemampuan bersepeda
- Kegiatan di luar ruangan
- Menolak koleksi
- Pengendalian hama
Portal pemesanan acara adalah tampilan online delegasi/warga negara Anda ke dalam acara/janji yang Anda jalankan dan merupakan satu tempat di mana mereka dapat mengelola pemesanan acara dan profil acara online mereka. Portal web layanan mandiri komprehensif online akan memungkinkan manajer acara terorganisir dengan baik, multi-tugas, dan memberi organisasi Anda keuntungan efisiensi yang jelas seperti penghematan waktu, penghematan biaya, dan peningkatan kinerja acara.
Dalam kasus otoritas lokal, hal ini akan mengurangi biaya secara signifikan karena delegasi/warga negara hanya dapat membuat janji temu berdasarkan kriteria tertentu. Menggunakan contoh pemesanan janji temu pencatat untuk pemberitahuan pernikahan, kriteria yang diperlukan untuk memesan janji temu tersebut bergantung pada banyak varian. Pelamar harus menjawab serangkaian pertanyaan seperti apakah itu kemitraan sipil atau bukan, kebangsaan, negara tempat tinggal, distrik tempat tinggal mereka, usia, waktu tinggal di distrik tersebut, dll. Portal pemesanan layanan mandiri online dalam kasus seperti itu menyediakan perjalanan yang kohesif bagi warga negara/delegasi untuk mengajukan pertanyaan kualifikasi yang diperlukan ini, yang mengarah ke tahap akhir yang memungkinkan mereka untuk membuat janji temu secara online (jika memenuhi kriteria yang ditetapkan). Jika mereka tidak dapat membuat janji temu karena gagal memenuhi persyaratan, alasannya dijelaskan bersama dengan langkah-langkah tindakan untuk membantu mereka mencapai tahap berikutnya dalam proses tersebut. Memberi warga/delegasi kemampuan untuk membuat janji temu secara online dengan cara ini memastikan waktu pendaftar digunakan secara efisien.
Dalam kasus organisasi acara komersial, memanfaatkan portal layanan mandiri memiliki sejumlah manfaat efisiensi yang jelas dan terdefinisi, mulai dari data yang bersih dan akurat hingga pengelolaan delegasi yang lebih baik. Portal acara swalayan akan memungkinkan delegasi untuk mendaftar secara online – mulai dari pemesanan, pembayaran, hingga pendaftaran pada hari itu; memastikan perjalanan para delegasi berlangsung cepat, tanpa rasa sakit, dan bebas dari kesalahan. Acara yang memiliki efisiensi rendah adalah acara yang tidak diatur dan dikelola dengan baik dan akan meninggalkan delegasi dengan pengalaman yang tidak memadai, sehingga mengurangi kehadiran delegasi untuk acara mendatang.
Perangkat lunak manajemen acara dapat membantu manajer acara merencanakan acara yang lebih sukses dengan tingkat efisiensi yang lebih tinggi. Namun manfaat tidak hanya untuk pengelola acara – delegasi/warga negara dapat memperoleh manfaat dari komunikasi yang lebih fleksibel dan sesuai, lebih sedikit kesalahan, dan pengalaman acara yang lebih baik. Dengan industri manajemen acara yang terpukul dengan kenaikan biaya, pengurangan anggaran, dan kehadiran delegasi yang lebih rendah, sangat penting bagi bisnis untuk mengatur acara seefisien mungkin dan terus menemukan cara untuk meningkatkan proses acara mereka. Perusahaanlah yang menangani masalah efisiensi secara langsung, dan menggunakan penggunaan teknologi yang akan memastikan acara mereka berhasil sekarang dan di masa depan.