Perangkat lunak ini membantu dalam pengelolaan semua pengeluaran karyawan, seperti mengambil makanan perusahaan untuk mengajak klien makan malam, atau mengambil penerbangan pagi untuk berangkat kerja. Dengan begitu banyak perusahaan yang memiliki karyawan yang melakukan perjalanan setiap hari, ada cukup banyak pemborosan dalam perjalanan tanpa menambahkan lebih banyak lagi ke garis bawah dengan manajemen pengeluaran yang tidak efisien. Jika Anda menghabiskan uang untuk perangkat lunak manajemen biaya perjalanan, ini akan membantu Anda mengelola perjalanan perusahaan dan mengurangi biaya. Akun perjalanan bisnis memiliki begitu banyak kategori untuk dipilih, seperti laporan pengeluaran untuk masing-masing pekerja, laporan pengeluaran untuk seluruh perusahaan, atau jika Anda perlu melacak pengeluaran perjalanan perusahaan individual untuk tujuan penagihan. Laporan pengeluaran membantu Anda mengelola dan memantau pengeluaran perjalanan dan jarak tempuh karyawan.
Saat menggunakan perangkat lunak manajemen pengeluaran untuk usaha kecil, Anda ingin memastikan bahwa Anda mendapatkan semua informasi dalam kendali Anda. Laporan pengeluaran harus mencakup semuanya mulai dari tanggal barang dibeli, hingga siapa yang memesannya, apa barangnya, nilai dolar yang tepat dan tanggal pengirimannya. Ini memudahkan Anda untuk menentukan dari mana datangnya biaya lebihan. Melacak item-item ini akan memungkinkan Anda dengan cepat menghilangkan atau mengurangi pengeluaran yang sia-sia untuk memastikan Anda hanya menempatkan modal perusahaan Anda untuk keperluan yang diperlukan.
Toko E-Commerce sering menggunakan perangkat lunak manajemen pengeluaran berbasis cloud untuk organisasi yang lebih baik. Manajemen berbasis cloud menghilangkan banyak kerepotan yang datang dengan menggunakan pemeriksaan kertas. Dengan e-commerce, bisnis memiliki kemampuan untuk mencetak tanda terima mereka sendiri ketika mereka telah mengambil otorisasi dari pelanggan. Alih-alih pergi ke kasir lokal Anda untuk mendapatkan cek, pelanggan mengisi pesanan elektronik di situs web Anda dan mengirimkannya melalui gateway pembayaran kepada Anda. Saat pesanan diproses, Anda mencetak tanda terima, melampirkannya ke faktur, dan mengirimkannya ke pelanggan Anda. Anda tidak perlu mencetak cek lagi.
Usaha kecil juga bisa mendapatkan keuntungan besar dari perangkat lunak manajemen pengeluaran. Kebijakan perusahaan Anda dapat diakses melalui koneksi jarak jauh yang aman, memungkinkan Anda dengan cepat mengidentifikasi data yang salah, tidak lengkap, atau lama. Anda kemudian dapat mengambil tindakan untuk memperbaikinya, yang akan mengurangi waktu karyawan yang tidak perlu yang akan dihabiskan untuk mencari data yang hilang. Kebijakan pengeluaran juga dapat dipantau dari jarak jauh dari kantor atau rumah Anda, jika Anda memilih untuk menggunakan layanan berbasis internet.
Jenis lain dari perangkat lunak manajemen pengeluaran disebut manajemen penggantian biaya. Dengan manajemen penggantian biaya, Anda dapat menentukan dengan tepat berapa banyak yang berhak diklaim oleh karyawan Anda berdasarkan kebijakan perusahaan Anda dan kemudian menentukan berapa banyak yang Anda perlukan untuk mengganti karyawan Anda untuk setiap klaim yang mereka buat. Ini adalah cara yang bagus untuk memastikan Anda tidak membuang-buang uang untuk jumlah klaim yang berlebihan atau klaim berlebihan yang dibuat oleh karyawan. Karyawan yang mendapatkan informasi penggantian terperinci dari kebijakan penggantian pengeluaran Anda sering kali mengklaim lebih sedikit dari yang seharusnya. Jika Anda memiliki kebijakan yang akurat, Anda juga akan menemukan bahwa lebih sedikit karyawan yang akan menerima cuti tanpa mengetahui terlebih dahulu berapa banyak yang akan mereka terima berdasarkan kebijakan Anda.
Terkadang, perusahaan mungkin memerlukan solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran untuk membantu mereka mengelola biaya perjalanan. Ketika seorang karyawan bepergian ke luar perusahaan untuk tujuan bisnis, mungkin ada laporan pengeluaran terpisah untuk perjalanan pribadi dan perjalanan bisnis karyawan tersebut. Misalnya, jika seorang karyawan menggunakan kendaraannya sendiri untuk perjalanan bisnis, tetapi mengganti biaya tersebut di tempat kerja, mungkin tampak seolah-olah karyawan tersebut secara pribadi mengganti biaya perjalanan tersebut, padahal sebenarnya, perusahaannya yang membayar untuk perjalanan tersebut. Solusi manajemen biaya dapat membantu Anda mengelola jenis biaya perjalanan ini dengan cara yang memastikan perusahaan Anda hanya membayar sesuai nilainya. Anda dapat menyesuaikan polis Anda sehingga hanya membayar pengeluaran aktual, menghilangkan biaya ‘keausan’ dan memberikan perincian baris demi baris sehingga Anda dapat menentukan klaim karyawan mana yang memenuhi syarat dan mana yang tidak. Ini dapat membantu memastikan Anda membelanjakan uang perusahaan dengan bijak saat melakukan perjalanan.
Ada banyak aspek berbeda untuk pengelolaan biaya data secara umum. Bisnis kecil perlu melacak lebih banyak pengeluaran daripada bisnis besar, dan karena sebagian besar bisnis kecil biasanya merupakan operasi milik keluarga, akan sulit untuk menghabiskan waktu yang diperlukan untuk mengelola catatan karyawan secara efektif. Saat Anda menggunakan solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran, Anda dapat merampingkan proses pencatatan dan menghilangkan kesalahan yang datang dengan pencatatan manual. Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak untuk menghasilkan laporan yang memungkinkan Anda melacak pengeluaran setiap karyawan dan mengatur semua catatan Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang bagaimana bisnis kecil Anda dapat memperoleh manfaat dari penggunaan perangkat lunak manajemen pengeluaran, hubungi penyedia solusi hari ini.