“Komputer tidak akan membersihkan kesalahan dalam manual prosedur Anda.” – Sheila M. Eby, Eksekutif Bisnis Amerika
Kategori Perangkat Lunak
Menurut sintesis informasi yang kami kumpulkan, jenis perangkat lunak yang dibutuhkan penulis teknologi terbagi dalam tiga kategori umum:
– Aktif – perangkat lunak yang Anda perlukan untuk dapat menghasilkan
– Pasif – perangkat lunak yang Anda perlukan untuk dapat menerima konten
– Akrab – perangkat lunak yang mungkin berguna untuk diketahui
Kategori Satu: Perangkat Lunak Produksi
Kategori pertama adalah perangkat lunak yang Anda gunakan untuk membuat salinan. Pertama dan terpenting, tentu saja, adalah program pengolah kata yang kompatibel dengan sebagian besar klien Anda. Saat ini, Microsoft Word adalah perangkat lunak pilihan di sebagian besar bisnis. Jika Anda menjalankan salah satu PC populer seperti Dell atau HP, kemungkinan besar Anda memiliki beberapa versi Word. XP cukup standar, tetapi banyak penulis menggunakan versi lama dan semakin banyak yang pindah ke Vista.
Bahkan jika Anda menggunakan Mac, Anda dapat menjalankan aplikasi Microsoft yang kompatibel dengan persyaratan klien berbasis PC. Jika Anda menggunakan program pengolah kata lain seperti Word Perfect and Works, atau jika sistem Anda berbasis Linux atau platform sumber terbuka lainnya, Anda harus dapat mengonversi dokumen Anda menjadi sesuatu yang mudah diakses dan digunakan oleh klien berbasis PC/Microsoft Anda.
Kategori Dua: Perangkat Lunak Pasif
Seperti yang dikatakan Austin Wilks, Penulis Teknis Senior (Penulis Teknis) di Inggris, “Saya sekarang hidup terutama dari pengetahuan saya tentang MS-Word dan Acrobat PDF.” Dan itu membawa kita ke kategori kedua yang bisa disebut perangkat lunak ‘fungsional’. Meskipun biasanya Anda tidak diharapkan untuk menghasilkan di Excel, Visio, atau PowerPoint, Anda harus dapat menerima dan membuka dokumen yang dibuat dalam program ini. Misalnya, jika Anda disewa untuk menulis presentasi PowerPoint, Anda tidak akan membuatnya di PowerPoint, tetapi kemungkinan besar Anda akan diberi contoh format dan konten dalam program itu. Anda harus bisa membaca dan memahami gaya yang diharapkan klien sesuai dengan kata-kata Anda.
Dua program penting lainnya yang perlu Anda kerjakan adalah Excel dan Adobe Acrobat. Excel saat ini adalah program spreadsheet paling populer. Anda akan sering mendapatkan file Excel seperti jadwal proyek dan informasi manajemen. Kecuali jika Anda mengatur diri Anda sendiri sebagai toko layanan lengkap, Anda tidak diharapkan untuk membuat dokumen Excel, tetapi Anda mungkin harus dapat memanipulasi data sampai batas tertentu dalam program ini.
Adobe Acrobat adalah perangkat lunak yang mengubah dokumen dari berbagai program menjadi file .pdf. PDF adalah singkatan dari Portable Document Format. Mengonversi file ke .pdf melindungi formatnya sehingga akan terlihat persis seperti versi cetaknya saat Anda melihatnya di monitor. Dokumen dapat disimpan sebagai .pdf sebagai bagian dari proses Cetak di Word. Jika program pengolah kata Anda tidak memungkinkan Anda membuat berkas .pdf, Anda dapat mengunduh program gratis bernama PrimoPdf dari http://www.primopdf.com
Ingat juga, ada dua level Acrobat. Acrobat Reader adalah program ‘read-only’ yang memungkinkan Anda mengunduh, membuka, dan membaca berkas .pdf apa pun. Tetapi Anda tidak dapat memanipulasinya dengan cara apa pun seperti menyalin sebagian darinya. Untuk melakukan itu, Anda harus memiliki Acrobat Pro. Meskipun tidak digunakan secara luas seperti yang lain, Visio adalah program yang terkadang Anda perlukan untuk membuka dokumen bagan alur seperti bagian dari desain perangkat lunak, diagram proses, atau struktur hierarki. Sama seperti yang lainnya, Anda mungkin tidak diharapkan untuk membuat dokumen di Visio, tetapi Anda diharapkan dapat membuka dan memahaminya.
Austin menyimpulkannya seperti ini: “Secara umum, TW harus menjadi operator pengolah kata yang sangat kompeten, mampu mendapatkan tata letak yang diperlukan untuk pekerjaan yang sedang ditangani tanpa usaha.”
Sekarang, Anda mungkin berpikir, “Berapa semua ini yang harus saya bayar?” Cara termudah, meskipun belum tentu termurah, untuk mendapatkan semua program ini, jika komputer Anda tidak disertakan, adalah dengan membeli Microsoft Office Professional. Paket ini mencakup Access, Accounting Express, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher, dan Word seringkali dengan harga di bawah $200. Adobe Acrobat Reader adalah unduhan gratis, tetapi Anda memerlukan Acrobat Professional, yang harganya bisa mencapai $500 tergantung di mana Anda membelinya. Visio Professional juga bisa mencapai $500 tergantung di mana Anda membelinya, tetapi Visio Standard akan melakukan apa yang Anda butuhkan dan harganya jauh lebih murah. Untuk menjawab pertanyaan tersebut, maka, mulai dari awal dan membeli semua program ini, Anda melihat antara $1.000 dan $2.000. Namun, kemungkinan besar Anda sudah memiliki beberapa di antaranya, dan Anda tidak membutuhkan semuanya pada hari pertama. Itu memberi Anda waktu untuk memeriksa Web untuk pemasok yang memberikan diskon signifikan pada setiap jenis perangkat lunak. Anda mungkin bisa mendapatkan semua yang Anda butuhkan dengan harga di bawah $1.000.
Kategori Tiga: Perangkat Lunak Akrab
Kategori terakhir adalah perangkat lunak yang membantu Anda untuk terbiasa tetapi tidak diharapkan untuk Anda gunakan. Ini termasuk program khusus tinggi untuk mendesain atau menerbitkan. Sekali lagi, kecuali jika Anda menjadikan diri Anda sebagai toko layanan lengkap, Anda tidak perlu menghasilkan karya dalam program seperti Photoshop, Quark, Print Shop, Page Maker, atau InDesign. Kecuali Anda ahli dalam jenis perangkat lunak ini, lebih baik Anda tidak mencoba menggunakannya.
Pekerjaan Satu: Penulisan yang Baik
Catatan terakhir tentang sesuatu yang sering muncul saat kami berbicara dengan orang-orang tentang apa yang dibutuhkan oleh seorang penulis teknologi. Kami mendengarnya dari kedua ujung spektrum; dari Emily Schreiber, direktur kreatif yang mempekerjakan penulis, dan dari Austin Wilks yang merupakan penulis sukses. Dia mengatakannya seperti ini: “Namun, seperti yang saya yakin akan Anda tekankan, hal yang sebenarnya dibutuhkan TW adalah kontrol atas bahasa, cukup untuk mengungkapkan apa yang perlu dikatakan, dengan cara yang perlu disampaikan, kepada orang-orang yang perlu mendengar.”