Perguruan tinggi dan universitas biasanya dikenal karena fokus berpikiran maju dan kemajuan dalam bidang akademik. Namun, beberapa institusi tidak menerapkan ciri-ciri penting ini saat mengelola dan menjadwalkan kegiatan seperti bimbingan akademik dan ujian siswa, serta memesan ruang kamar. Bahkan, beberapa mungkin masih mengandalkan alat yang lebih tradisional untuk membantu menjadwalkan janji temu mereka: Buku dan pena janji temu kertas. Orang lain mungkin menggunakan kalender elektronik atau perangkat lunak serupa, yang, pada pandangan pertama, tampaknya memberikan solusi yang efisien untuk kebutuhan penjadwalan mereka, namun kenyataannya, tidak menawarkan fungsionalitas untuk benar-benar mengotomatisasi dan meningkatkan prosedur penjadwalan janji temu.
Institusi pendidikan tinggi yang mengandalkan sarana penjadwalan dan pengelolaan janji temu yang tidak memadai ini tidak sendirian, karena banyak bisnis dan organisasi, baik besar maupun kecil, juga memanfaatkannya. Namun, semakin banyak orang yang mengesampingkan buku janji temu dan kalender elektronik mereka untuk metode yang lebih efisien dan efektif: perangkat lunak penjadwalan janji temu online.
PERANGKAT LUNAK PENJADWALAN PENJADWALAN ONLINE: DASAR-DASAR
Desain dari banyak sistem penjadwalan janji temu online inilah yang membuatnya begitu menarik baik bagi pengguna maupun siswa. Umumnya dikenal sebagai Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS), program ini memiliki banyak karakteristik yang sama dengan program Web lain yang sebagian besar dari kita kenal dan gunakan setiap hari, seperti email, perbankan online, dan situs media sosial. Mereka dapat diakses dengan cara yang sama, yang biasanya melalui situs Web atau portal yang aman. Dan seperti situs-situs tersebut, sebagian besar memerlukan nama pengguna dan kata sandi untuk mengakses penjadwal dan akun dengan aman.
Mereka juga berbeda dari kalender elektronik seperti Kalender Google dan yang disertakan dengan Microsoft Outlook. Meskipun mereka tampaknya memiliki banyak fitur yang sama, mereka tidak memiliki fungsionalitas yang dibutuhkan oleh banyak administrator untuk kebutuhan penjadwalan mereka. Singkatnya, ini adalah kalender pribadi, bukan penjadwal online. Karena berbasis Web, penjadwalan janji temu online dapat diakses dari koneksi internet apa pun. Ini bisa menjadi manfaat yang luar biasa bagi administrator yang bekerja di luar kantor atau staf yang bekerja di kantor atau lokasi yang berbeda.
UNTUK APA KULIAH, UNIVERSITAS MENGGUNAKANNYA
Karena keserbagunaannya, perangkat lunak janji temu online dapat diterapkan untuk berbagai kebutuhan penjadwalan. Beberapa lembaga tugas yang lebih populer menggunakan aplikasi untuk meliputi:
• Penjadwalan kamar. Perangkat lunak penjadwalan membantu pengajar dan staf menguasai prosedur yang terkadang sulit ini. Penjadwal yang terbukti akan secara otomatis mengelola dan melacak ruang kamar, waktu, siswa, dan informasi lainnya.
• Penasihat akademik. Banyak institusi mengandalkan perangkat lunak janji temu untuk menjadwalkan dan mengelola waktu dan informasi siswa. Jika kantor penasihat mengizinkan penjadwalan sendiri secara online, siswa dapat mengakses penjadwal dan memesan sesi mereka secara online dengan kenyamanan mereka sendiri.
• Ujian siswa. Sistem pemesanan online memudahkan untuk mengatur dan mengelola fasilitas dan waktu ujian siswa secara efisien. Seperti disebutkan di atas, penjadwalan mandiri online memudahkan untuk menjadwalkan waktu pengujian mereka 24 jam sehari.
APA YANG DITAWARKAN PERANGKAT LUNAK PENUNJUKAN
Fitur bervariasi di antara penyedia, tetapi sebagian besar menawarkan fungsionalitas standar seperti:
• Teknologi “tunjuk-dan-klik”. Banyak sistem penjadwalan yang menawarkan kemudahan bagi dosen dan mahasiswa untuk melihat kalender secara online dan mengklik hari dan waktu yang tersedia yang ingin mereka jadwalkan atau kelola.
• Penjadwalan mandiri siswa secara online. Jika dipilih, institusi dan departemen dapat mengizinkan siswa untuk melihat penjadwal online dan menjadwalkan janji temu, sesi, atau ruang kamar mereka dengan aman. Yang diperlukan hanyalah koneksi internet.
• Pengingat email dan pesan teks otomatis. Semua orang menghargai pengingat. Dan mereka dapat mengurangi jumlah “no show” hingga lebih dari 50 persen. Pengingat panggilan telepon dan pesan email, bagaimanapun, dapat memotong waktu staf. Beberapa sistem akan secara otomatis mengirim pengingat email dan pesan teks sebelum janji temu yang dijadwalkan. Fakultas dan administrator juga dapat menerima pengingat tentang janji temu, pembatalan, dan perubahan yang dijadwalkan.
• Pencatatan dan pelaporan yang akurat. Karena penjadwal bertindak sebagai lokasi terpusat untuk detail penjadwalan dan informasi siswa, penjadwalan memungkinkan pencatatan dan penyusunan laporan yang efisien. Sistem ini bahkan dapat menyediakan laporan prasetel untuk membantu fakultas mendapatkan informasi yang diinginkan dengan lebih mudah dan cepat.
• Kemampuan e-pemasaran. Memiliki informasi kontak siswa dan fakultas Anda di satu lokasi yang mudah diakses membuatnya mudah untuk menarik daftar email untuk mengirim informasi tentang program, kelas, acara, pengingat, dan berita lainnya yang akan datang. Ini cara yang bagus untuk tetap berhubungan dengan mereka yang menggunakan sistem penjadwalan.
PERTIMBANGAN
Meskipun semua sistem reservasi dan pemesanan online mungkin tampak sama di permukaan, mereka dapat berbeda dalam fungsi, kemampuan, dan layanan. Di antara pertimbangan yang harus diperhatikan oleh administrator saat memilih penjadwal online adalah:
• Keamanan. Karena perangkat lunak janji temu Anda akan menampung informasi kontak siswa dan fakultas Anda, keamanan adalah yang paling penting. Banyak penyedia perangkat lunak menerapkan teknologi terbaru untuk memastikan informasi klien mereka tetap aman. Namun, selalu merupakan ide yang baik untuk meneliti jenis tindakan keamanan khusus yang ada sebelum menerapkan perangkat lunak di institusi atau departemen Anda.
• Dukungan pelanggan. Pernahkah Anda membeli suatu produk, hanya untuk mengetahui kemudian bahwa perusahaan menawarkan sedikit atau tidak ada layanan pelanggan? Ini merupakan pertimbangan penting, terutama jika sistem penjadwalan yang dipilih akan menjadi sarana utama penjadwalan dan pengelolaan mahasiswa dan fakultas. Periksa untuk melihat apakah penyedia menawarkan email dan/atau dukungan telepon.
• Dapat diandalkan. Perangkat lunak penjadwalan janji temu online yang terbukti dapat memberi administrator ketenangan pikiran bahwa sistem mereka secara akurat dan efektif memesan dan mengelola ruangan, siswa, dan anggota fakultas. Periksa untuk melihat apakah perguruan tinggi, universitas, sekolah teknik, dan lembaga pendidikan lain menggunakan perangkat lunak dan bagaimana mereka melihatnya. Juga, jika ditawarkan, daftar untuk uji coba gratis produk, yang akan memberi Anda gambaran tentang cara kerjanya dan fungsi spesifiknya.
• Rencana biaya dan layanan. Sama seperti sistem itu sendiri, harga dan paket layanan dapat bervariasi. Banyak sistem penjadwalan yang hemat biaya dan terjangkau. Selain itu, beberapa menawarkan opsi pembayaran bulanan, daripada kontrak jangka panjang.
Organisasi besar dan kecil menyadari dampak positif perangkat lunak janji temu online terhadap operasi mereka. Perguruan tinggi dan universitas tidak terkecuali, dan mereka memanfaatkan teknologi yang memungkinkan mereka menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengelola janji temu secara manual dan lebih banyak waktu untuk siswa dan program mereka.